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Top 5 des outils pour organiser son travail

Écrit par Julia Lumbroso

juin 11, 2021

Vous passez votre vie à courir partout sans jamais vous reposer ? Vous êtes sans cesse entrain de chercher les meilleurs outils pour communiquer facilement et vous organiser ? Découvrez notre sélection des meilleurs outils pour apprendre à organiser son travail, ses tâches tant au bureau qu’à la maison et apprenez à gérer votre temps !

Dans cet article, je vais vous présenter ma sélection des outils incontournables pour être bien organiser dans sa vie et ne pas laisser de place à l’imprévu !

  1. Google Agenda
  2. Trello
  3. Google Drive
  4. Doodle
  5. Google Meet

 

Quelles sont les conséquence d’une mauvaise organisation ?

Une mauvaise organisation peut détruire rapidement tous les efforts que vous faites au quotidien pour sans cesse bien faire les choses. Si vous avez du mal à organiser vos tâches et votre travail au quotidien vous avez du vous en rendre compte, la vie peut se transformer en chaos total ! Être organisé dans la vie pro comme dans la vie perso est indispensable pour un bon équilibre. Sans ça, vous vous laisserez vite déborder et happer par les petits aléas du quotidien. Une mauvaise organisation peut rapidement prendre le dessus sur votre moral et vous démotiver. Vous aurez alors des pensées négatives, croire que vous n’êtes pas à la hauteur ou que ce job n’est finalement pas fait pour vous. Or vous vous tromperez sûrement, car avec un peu d’organisation dans vos tâches quotidiennes, allier l’utile à l’agréable, vie pro et vie perso deviendra nettement plus simple !

 

À quoi sert d’organiser ses tâches ?

En premier lieu, il faut rappeler à toutes les personnes réfractaires à l’organisation que le mot “organisation” ne rime pas avec “militaire” ! Bien au contraire, faites le test. Essayez d’organiser vos journées sur un mois complet. Du bureau à la maison, du réveil au coucher, vous verrez que vos journées seront plus productives. En laissant moins de place à l’imprévu et aux aléas de la vie, le stress sera moindre. S’organiser c’est : – planifier – ranger – gérer – prioriser … et ça a du bon ! Puisqu’en planifiant vos différentes tâches vous arriverez à vous dégager du temps pour les belles choses de la vie. Avec du temps pour soi, on laisse place à plus de créativité car on se sent mieux dans ses baskets et dans sa vie. Avec un peu d’organisation, vous arriverez à faire des merveilles, je vous l’assure !

Plus de temps

Comme on vient de le dire un peu plus haut, avec un peu plus de temps pour soi on devient plus productif. Et c’est prouvé, se sentir bien dans ses baskets et dans sa vie, ça passe par le plaisir et le temps ! Organiser son travail c’est retrouver plus de temps pour les choses essentielles.

Un meilleur équilibre

Parfois en tant que parents, jongler entre la vie pro et la vie perso relève du miracle. Justement, avec une meilleure gestion du temps vous verrez qu’il devient plus facile de profiter de sa vie perso.

Une meilleure productivité

Passer moins de temps à gérer des choses imprévues vous laissera plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes dans votre travail. Organiser son travail c’est aussi anticiper et par conséquent être plus productif au quotidien sur les tâches à fortes valeurs ajoutées.

Plus de créativité

Comme on vous l’expliquait un peu plus haut dans cet article, en vous organisant, vous allez aussi vous libérer du temps. Et le temps c’est la clé de votre organisation quotidienne. Ce temps dont vous disposerez vous permettra de vaquer à d’autres occupations qui elles aussi participeront à la stimulation de votre créativité ! En d’autres termes, organiser son travail c’est être plus créatif.

 

Vous l’aurez donc compris, l’organisation est la clef d’un travail bien fait et d’une productivité à toutes épreuves. Afin de vous organiser au quotidien, je vous partage maintenant les outils que j’utilise tous les jours pour organiser mon travail comme ma vie perso également. Pour être à la fois sur tous les fronts il a fallu ruser mais surtout s’équiper des meilleurs outils.

 

5 outils pour organiser son travail

 

Google Agenda

Si je devais vous recommander un seul et unique outil, c’est bien celui ci ! Fini les agendas papiers avec les feuilles qui volent, les numéros de téléphone qui s’effacent, les rendez-vous approximatifs … Avec Google Agenda redécouvrez le plaisir de planifier des rendez-vous et des réunions. Cet outil est tellement pratique au quotidien, lorsque vous planifiez un évènement dans votre agenda vous pouvez ajouter toutes les personnes concernées par cet évènement, elles reçoivent ensuite une notification, si elles confirment leur participation à l’évènement, l’évènement s’ajoute automatiquement à leur agenda aussi. Google Agenda, c’est le meilleur moyen de tenir son agenda à jour. Google Agenda est aussi disponible en application directement dans votre smartphone, une façon de bien gérer ses rendez-vous, plus aucune excuse pour oublier vos rendez-vous, vous pouvez planifier des rappels de rendez-vous.

google calendar

 

Trello

Combien d’entre vous font encore des milliers de to-do par semaine ? Avec Trello, les to-do c’est facile ! Organisez vous au travail comme dans la vie perso facilement en créant vos boards de to-do. Rangez les ensuite comme vous le souhaitez pour vous y retrouver aisément. Une tâche vous passe par la tête ? Ouvrez votre Trello et classez la en fonction du domaine (pro ou perso) auquel elle appartient et pour ne pas oublier de le terminer à temps attribuez lui une date butoir. Très pratique, vous pouvez également définir des couleurs en fonction de la nature de vos tâches, par exemple vous pouvez mettre en jaune tout ce qui concerne votre vie perso. Avec Trello vos to-do sont désormais entièrement digitalisées. Trello est aussi disponible sur votre smartphone avec une application téléchargeable !

capture trello

 

Google Drive

Si vous faites partie des personnes qui passent leur temps à chercher leurs documents, empressez-vous de télécharger Google Drive. Cette merveilleuse invention vous permettra de ranger, classer, gérer tous vos dossiers directement depuis un drive. Et qui dit “drive” dit “accessible depuis n’importe où” ! Depuis votre adresse mail Gmail, accédez à votre drive depuis le bout du monde. Vous ne chercherez ni ne perdrez plus jamais vos dossiers ! Google Drive est certainement l’application Google la plus utilisées avec Gmail. Utile mais surtout très pratique, organiser son travail et ses documents avec Google Drive c’est devenu un jeu d’enfants. En un “glisser-déposer” vous pouvez ajouter à votre espace n’importe quel type de document. Vous pouvez aussi classer dans différents dossiers tous vos fichiers, documents et photos. La praticité et l’utilité de Google Drive n’est plus à prouver. Grâce au cloud (nuage) vous pouvez retrouver vos mails et vos documents depuis n’importe quel ordinateur juste en vous connectant à votre adresse mail Gmail.

 

Doodle

Vous avez une réunion ou un meeting à organiser avec beaucoup de personnes, c’est l’angoisse, tout le monde n’est pas disponible au même moment, alors trouver LE créneau qui rendra tout le monde heureux c’est mission impossible. Pas avec Doodle ! Grâce à Doodle, ce genre de situation n’existe plus ! Si vous souhaitez organiser un gros évènement rassemblant pas mal de monde, le plus pratique est de créer un Doodle. Doodle est un outil qui permettra à tous vos invités d’ajouter leurs jours et créneaux de dispo. À l’inverse si vous avez des dates et créneaux horaires précis, vous pouvez tous les ajouter et vos invités n’auront plus qu’à voter en fonction de leurs préférences. Facile pour vous ensuite de vous organiser, vous voyez exactement qui a voté et surtout combien de personnes ! Il ne vous reste désormais plus qu’à avertir tous vos invités de votre choix ! On ne cessera jamais de vous le dire, le secret de la productivité, réside dans l’optimisation de temps !

doodle

 

Google Meet

Vous faites régulièrement des réunions en visio ? Je vous conseille de vous équiper de Google Meet. C’est à mon sens, le meilleur outil visio qui existe, et de loin ! Très facile d’utilisation, il ne nécessite pas d’installation au préalable, il s’utilise directement à partir de Gmail. Il se synchronise donc avec votre Google Agenda, pratique non ? Pour créer une visio avec Google Meet c’est très simple, rendez-vous dans votre Google Agenda, créez un évènement, invitez-y les personnes que vous souhaitez et ajoutez tout simplement les horaires et le jour de l’évènement. Le lien vers la conversation Google Meet se créera automatiquement dans tous les évènements que vous insèrerez dans votre Google Agenda.

 

Comme nous l’avons expliqué durant cet article, le temps est la clé de votre organisation. En organisant mieux votre temps, vous en gagnerez davantage ! Pour y voir plus clair dès maintenant sur vos tâches et missions à venir, définissez vos priorités, classez-les et traitez-les. Pour cela, rien de plus simple. Créer des boards dans l’outil Trello. Et dans chaque board indiquer toutes les tâches pour parvenir à la fin de votre mission, ajoutez une date butoir, pour être certain de respecter la date fatidique. Ensuite gérez ça sur directement dans votre agenda en définissant au préalable le temps qu’il vous faudra pour chaque tâche et créez un évènement dans votre emploi du temps avec le temps qu’il vous faut pour réaliser cette tâche. Dans la mise en pratique, respectez ensuite les horaires que vous vous êtes fixé ! Normalement, grâce à tous ces outils, vous avez désormais la possibilité de trouver un équilibre et de vous libérer du temps pour vous sentir mieux !

 

 

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